Quick Wins

A lo largo de mi trayectoria profesional me ha tocado dirigir y llevar a cabo varios proyectos de mejora con diferentes alcances, objetivos y retos. Sin importar las diferencias de los proyectos, todos, sin excepción, siempre tuvieron algo en común: los "quick wins".

Los "quick wins" son acciones que son de fácil implementación y que tienen un alto impacto en los resultados, imaginen ustedes un plano cartesiano, una matriz en la cual en el eje de las Y coloquen la facilidad de implementación y en el eje de las X el impacto en los resultados.

Ahora revisen cada una de las acciones a realizar dentro del proyecto de mejora, abriendo tres categorías para evaluar la facilidad de implementación: Tiempo, dinero y autorizaciones o permisos. 

La primera categoría es simple de explicar, si la realización de la actividad es posible realizarla de inmediato o dentro del mes inicial del proyecto se categoriza como fácil implementación o alta facilidad (FA). Si el tiempo requerido para la implementación se lleva del segundo al sexto mes de implementación, lo podemos catalogar como facilidad media(FM), y finalmente, si la implementación se lleva más de seis meses, entonces será de facilidad baja (FB).

La segunda categoría, el dinero o recurso requerido, se evalúa de la misma manera, si no se requiere inversión de dinero y se puede realizar con los recursos existentes, es de FA, si el dinero o recursos no está disponible, pero está dentro del rango del presupuesto autorizado es de FM, pero si no se tienen recursos, el presupuesto esta ejercido y requiere una mayor cantidad de recursos adicionales al presupuesto es de FB.

Por último, si no se requieren autorizaciones o permisos especiales para la implentación, será de FA, si se requiere autorización del siguiente nivel jerárquico será de FM, pero si requiere autorización de la alta Dirección, del consejo de administración  o permisos gubernamentales, será considerado como FB.

Ahora, asigne un valor de 3 puntos a cada uno de los FA, de 2 puntos a los FM y de 1 punto a los FB; cada una de las acciones se valúa en las tres categorías, lo que puede dar un máximo de 9 puntos si las tres son de FA y un mínimo de 3 puntos si las tres categorías son evaluadas como FB.

Ahora evaluamos el impacto proyectado en los resultados, para esto, debemos evaluar primero cómo lo vamos a medir, podemos hacerlo en función del dinero ahorrado o bien ingreso incrementado, puede evaluarse en niveles de servicio como satisfacción de clientes o entregas en tiempo, o cualquier indicador que pueda ser de alto impacto y del cual podamos contar con un estado actual y proyectar un estado futuro deseado.

Si logramos una mejora al indicador en el rango de 1 al 20%, lo podemos catalogar como bajo impacto o (IB), del 21 al 50% de mejora sería de impacto medio (IM), y por último, mejoras por arriba del 50% al indicador será catalogado de alto impacto (IA).  Es importante considerar que hay actividades o mejoras en las cuales lograr un punto porcentual de mejora es realmente muy difícil, se tendrá que adecuar la escala en función de esa dificultad. 

También podemos graduar la escala en función de los porcentajes de 10 en 10, 1 en 1, o cualquier escala a discresión y así ubicar las acciones así en su eje respectivo y en valor correspondiente por ejemplo, si se tiene una mejora del 30% ponerlo a la altura del 3 o 30 para ubicarlo en la matriz.

La matriz sería como esta:

 

Los "quick wins" son las acciones que caen en el cuadrante 3, alta facilidad y alto impacto. llevar a cabo inmediatamente estas actividades le darán un impulso al proyecto, motivarán al equipo y facilitará la obtención de las autorizaciones necesarias o las inversiones requeridas para las demás actividades y el proyecto podrá concluirse de manera exitosa.

Dejo una frase para la reflexión:

  

"Nuestras acciones hablan sobre nosotros tanto como nosotros sobre ellas."

George Eliot (1819-1880) Seudónimo de Mary Anne Evans. Novelista británica.